Umsatzsteuerausweis in Betriebskosten-Abrechnungen

Ist in einer Betriebskostenabrechnung für die Verteilung von jährlichen Kosten für Heizung, Wasser oder den sogenannten sonstigen Nebenkosten der Ausweis der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer gewünscht, so sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen:

Zunächst einmal gilt das Umsatzsteuerrecht. Hier gilt der Grundsatz, dass das steuerliche Schicksal der Nebenleistung dem der Hauptleistung folgt. Die Nebenkosten müssen also steuerlich genauso behandelt werden wie die Hauptleistung. Im Fall von Betriebskostenabrechnungen ist diese Hauptleistung die Kaltmiete. Wird auf die Kaltmiete Umsatzsteuer beaufschlagt, hat das bei den Betriebskosten und den entsprechenden Vorauszahlungen darauf genauso zu geschehen. Der gewerbliche Vermieter muss dabei beachten, dass ein Teil der Rechnungen (z.B. für Heizöl, oder für Wasser schon eine jeweils zutreffende Umsatzsteuer enthält) die er, wenn er optiert hat, als Vorsteuer beim Finanzamt nicht nur geltend machen kann, sondern im Hinblick auf das Wirtschaftlichkeitsgebot sogar geltend machen muss. Gegenüber dem vorsteuerabzugsberechtigten Mieter hat also der Vermieter, wenn er selber zur Umsatzsteuer optiert hat, wie folgt abzurechnen:

• Diejenigen Nebenkostenpositionen, auf die gar keine Mehrwertsteuer erhoben wird (etwa Grundsteuer, Gebühren für Abwasser etc.), sind ungekürzt in die Abrechnung einzustellen.
• Die Positionen, die Mehrwertsteuer enthalten (z.B. Brennstoff, Aufzugswartung u. ä.), sind vom gewerblichen Vermieter, um die enthaltene Umsatzsteuer zu kürzen (bitte unterschiedliche Steuersätze beachten!) und Netto anzugeben.
• Hieraus sind jeweils die auf die Mieteinheit entfallenden Anteile zu ermitteln.
• anschließend ist auf die Gesamtsumme der auch für die Kaltmiete geltende Umsatzsteuer-Satz aufzuschlagen.
• Am Schluss sind die geleisteten Nebenkosten-Vorauszahlungen abzuziehen, wiederum unter ausdrücklicher Angabe der in den Vorauszahlungen bereits enthalten gewesenen Umsatzsteuer.

Voraussetzung zum Umsatzsteuerausweis bei durch CalMess erstellte Betriebskostenabrechnungen ist eine entsprechend schriftliche Beauftragung. In gemischten Wohn- und Gewerbeobjekten sind darüber hinaus gewerbliche und private Mieter zu kennzeichnen. Nur unter Berücksichtigung dieser Voraussetzungen beim Vermieter, der zur Umsatzsteuer optiert hat („gewerblicher Vermieter“) und der zuvor genannten Verfahrensweise ist ein Mehrwertsteuer-Ausweis in Betriebskostenabrechnungen möglich. Andernfalls erfolgt generell eine Brutto-Abrechnung der Betriebskosten, also kein Umsatzsteuer-Ausweis.